「ヒヤリハット報告書をICT化すると、何が変わる?」

園でのケガや事故を防ぐためには、ヒヤリハットを日々記録して対策を立て、実行していくことが大切です。
ヒヤリハットをICT化すると、職員間での共有がより迅速になったり、集計作業が効率化されて分析に時間を割けるようになったり、様々なメリットがあります。
この記事ではヒヤリハットのねらいや記録のポイントについて整理し、ICT化でヒヤリハットの管理や分析がどのように変わるのか紹介していきます。

ヒヤリハットの由来やねらい

ヒヤリハットとは「ヒヤリとした、ハッとした出来事」という意味で使われます。ヒヤリハットという考え方は「ハインリッヒの法則」から生まれました。ハインリッヒの法則とは、1つの重大事故の背景にはおよそ29の軽微な事故があり、さらにその背景には300の小さな事故(ヒヤリハット)が存在するというもので、日本ではそれを「ヒヤリハットの法則」とも呼んでいます。

ヒヤリハットを管理する目的は事故に至る可能性のあった出来事を「発見」することで再発を防止すること、さらにはその先にある重大事故の発生を防止することです。また、発生したヒヤリハットを職員にも認識させ、組織全体で事故防止に努めることが必要となってきます。

これらを達成していくためには、①「ヒヤリハット」だと認識すること②共有しやすい仕組みを作ること③記録を分析して再発防止に努めることが重要です。

ヒヤリハット報告書を書く時のポイント

ヒヤリハットの記録を分析するためには、誰が見ても分かりやすい報告書を作り、気づきを発見しやすくすることが必要です。ここでは見やすく、分かりやすいヒヤリハット報告書を作成するポイントを2つご紹介します。

①5W1Hを基本に書く

いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、という5W1Hを使って文章を書くことで、起こった状況を整理しつつ要点をまとめることができます。

要点がまとまっていれば報告書を読む側も内容を理解しやすくなり、その結果、職員間での共有のスピードを上げることにつながります。

②分かりやすい報告書になるよう、フォーマットを作る

どの枠にどの内容を記載するというフォーマットを作ることで、項目ごとに書きやすくなり、また読む側も欲しい情報をすぐに見つけ出すことができます。例えばヒヤリハットの「発生場所」の選択肢をフォーマットの中に用意しておけば、それぞれのヒヤリハットがどこで起こっているか簡単に見比べることができますし、記録を見返した時にどの場所でよく発生しているか分析できます。また、フォーマットに慣れて書くべき項目が分かってくると、ヒヤリハットとして記録すべき内容のイメージがしやすくなります。

このように5W1Hで要点をまとめて書き、よりまとめやすいようにフォーマットを工夫することで、見やすく共有しやすいヒヤリハット報告書を作成することができます。また、これらをシステムで管理すれば、より確実な情報共有や、効率的な分析の助けにもなるでしょう。

ヒヤリハット報告書をICT化すると、何が変わる?

それでは、実際にヒヤリハット報告書をICT化した場合のメリットについて、具体的に紹介していきます。

記入が楽になる

手書きだと、文量が多いと書くのも修正するのも大変ですが、システムだとコピーペーストや予測変換入力ができます。またヒヤリハットが発生した時間や場所等は、選択肢から選べるように設定しておけば、記入者の負担も減ります。

閲覧が楽になる

システムに入力しておけば、過去の報告書の履歴もすぐに見ることができるため、手書きの時に比べて管理がしやすくなります。また条件を絞った状態で閲覧できるため、例えば場所別や天気別、時間帯別で報告書を見ることができます。

職員間での共有漏れを防ぎ、危機管理意識を高める

手書きの報告書だと紛失してしまったり、他の人が読んでいて読むタイミングを逃してしまったりということがありますが、システムに記録すれば紛失もありません。また誰が報告書を読んでいないか、という既読・未読管理や、新規で情報が登録された時にすぐに気付けるような仕組みがあれば、迅速に共有することができますし、共有漏れを防ぎ、職員間での危機管理意識を高めることができます。

集計が楽になり、分析しやすくなる

ヒヤリハットの重要度や発生時の活動内容等、項目ごとに分けて入力しておくことで、瞬時に色んな視点で集計できるようになります。集計が簡単だと傾向の分析や対策の検討に時間を割けるようになり、それが事故を未然に防ぐことにも繋がります。

まとめ

ヒヤリハットは記録するだけでなく、それらを分析して再発防止に努めることが大切です。システムで効率よく報告書が作成できれば記入者の負担も減りますし、共有・分析しやすい仕組みがあれば、対策も考えやすくなりますよね。システム導入に関するご相談やご質問は、お電話・フォームからお気軽にお問い合わせください♪