保育園をICT化して業務を効率化|システムの特徴や選び方、注意点を解説

現状の保育業務に課題を感じ、保育現場のICT化を進める保育園が増えています。

保育園向けICTを導入すると、園児の登降園管理や保護者との連絡がスマホ・タブレット・パソコンでスムーズに行えるようになります。
また、保育士の事務作業の軽減にもなり、経費削減や労働環境の整備にもつながります。

この記事では、保育園向けICTの導入について機能の特徴や選び方について解説します。
ぜひ業務改善に役立て、保育士の働き方改革を実現しましょう。

保育園向けICTシステムでできること

保育園向けICTシステムを導入すると主にどのような業務が改善されるかについてご紹介します。

園児の登降園時刻の管理

多くの保育園向けICTシステムには登降園管理の機能があり、保育園の出入り口にタッチパネルやICカードリーダーを設置して、保護者が通る際に登降園時刻を記録するような仕組みになっています。登園の記録と同時にその日のお迎え時間の予定を記入することもできます。
慌ただしい時間帯での記入漏れや記入間違いなどのトラブルをなくし、先生の手間を減らします。

保護者との連絡やコミュニケーション

保護者はスマホのアプリから、欠席、遅刻、早退、延長保育などの連絡を送信することができ、先生は好きなタイミングで確認することで、園の毎朝の電話混雑を解消できます。
また、園児のアレルギー情報やお迎えに来る家族情報を登録して、基本的な重要事項の連絡漏れを防ぐことができます。
さらに、運動会や遠足などのイベント写真を共有して、園の様子を保護者に公開することもできます。

お知らせや日誌などの作成と配信

保育園向けICTシステムの書類支援機能を利用すると、園のお知らせや保育日誌のような書類が簡単に作成・配信できるようになります。
テンプレートを使って項目を記入し、さらに過去の内容と重複する部分はコピーして貼り付けることもできるため、短時間で完成させることができます。
毎日の限られた時間内で園児数人分の日誌を書く先生にとって、ICTシステムは大きな助けになります。また、ペーパーレス化にもつながり、園のコスト削減になります。

保育料の計算

保育料の金額は、各自治体の状況や保育施設の形態、世帯所得、子供の年齢や人数、保育時間などの複数の条件により異なり、保育料無償化の対象や範囲にも違いがあります。そのため、保育料の算出は非常に複雑で集中力と時間がかかる作業となります。
保育園向けICTシステムを利用すると、複雑な計算も条件を入力するだけで自動算出されるようになり、先生のストレス軽減や計算ミスの防止にもなります。

職員同士の情報共有

保護者との情報共有のみでなく、職員同士の情報共有も簡単になります。
園児指導に関する連絡やヒヤリハットの記録、会議の議事録など、日々の連絡事項をICTシステム上に記録しておけば、一覧を見ることも簡単にできます。職員ごとに連絡事項の未読・既読を確認できるので、職員間の連絡漏れを防ぐことにもなります。

職員のシフトや労務の管理

保育園では、クラスや時間帯によって必要な職員数が異なったり、正規職員とパートで勤務時間が異なったりと、様々な勤務形態があり、非常に複雑です。そのため、手作業での勤怠管理は大きな負担となります。
職員の勤怠管理をICT化すると、職員のシフトや勤務時間を一元管理できます。園の運用に合わせた条件を設定すればシフト表も自動作成され、勤怠管理の作業軽減になります。
保育業務のICT化は保育士不足による業務の圧迫を減らし、働き方改革につなげられます。

ICTとは「情報通信技術」の略

ICTとは「Information and Communication Technology(情報通信技術)」の略で、インターネットを活用して、人と人または人と物をつなぐコミュニケーションを指しています。身近な例としては、ウェブ検索やネットショッピング、メール、チャットなどです。また、ICTシステムとはICTを用いたツールのことです。
「保育園・幼稚園向けICTシステム」は保育施設の営業や運営に特化した機能があるシステムのことであり、園児や職員の管理、書類作成、保護者とのコミュニケーションを主に支援します。

ICTシステムの導入が進む背景は保育園の事務作業の煩雑化

保育士の仕事は園児の保育のみでなく、施設の清掃や設備点検、イベントの計画・準備・実施、園児の指導計画・保育日誌の作成、園だよりなどの配布物の作成、連絡帳の記入など、非常に多岐にわたります。
担当者によっては職員の勤怠管理や給与計算、自治体への提出書類の作成など、各種の事務・経理の作業もあります。そのため保育士の残業や仕事の持ち帰りが発生し、オーバーワークになることも少なくありません。
ICTシステムの導入は、保育士の作業負担を軽減し、保育士不足や待機児童問題の改善にもつながります。

政府によるICTシステム導入に対する補助金制度

ICTシステムの導入は政府の推進事業でもあり、様々な補助金制度が用意されています。
例として、東京都は保育所向けに1施設あたり最大200万円(2018年度時点)の補助を受けられる「保育所等におけるICT化推進事業補助金」の交付を実施しています。
他にも厚生労働省や文部科学省も補助金を実施しています。
また、2019年から内閣府の企業主導型保育事業の助成金に「運営支援システム導入加算」が新設されました。

保育園向けICTの導入で得られるメリット

保育園向けICTシステムの導入で得られる具体的なメリットについて、経営者・園長、保護者、保育士の視点でそれぞれカンタンに解説します。

保育園(経営者や園長)が得るメリット

経営側としての大きなメリットは、保育士の作業負担を軽減し業務効率化することで労働環境の整備・改善となり、保育士の定着や保育の質向上につながることです。
また、職員の残業時間の削減やペーパーレス化によるコスト軽減も期待できます。

保護者(園児の家族)が得るメリット

保護者は保育園や保育士との連絡がよりスムーズになります。 働きながら子育てしている忙しい保護者は、アプリを使えば通勤中や休憩時間中などでも連絡できます。
園のお知らせをスマホからいつでも確認できるので、紙のお知らせを紛失する、確認したい時に手元になくて困る、などのような不安も解消されます。
また、災害時や不審者に対する対応がリアルタイムで把握できるという利点もあります。

保育士が得るメリット

保育士は各種の事務作業や保護者への連絡が効率化され、時間に余裕が持てるようになります。残業や自宅への持ち帰りが軽減され、園児の保育指導やイベントの準備にかける時間を増やせます。
また、十分な休憩時間が取れることで保育士のリフレッシュにもなり、保育の質向上につながります。

保育園向けICTを導入する際の注意点

保育園向けICTシステムを導入する際、いくつか気をつけるべき点について解説します。 園の環境をきちんと整えれば、ICTシステムのメリットを活かすことができます。

ネット回線やPC環境の整備が必要なことがある

ICTシステムはインターネット回線を利用してデータ通信を行うため、回線の速度やパソコンのスペックに影響されることがあります。
回線速度やスペックが低いと、システムの動作に時間がかかり、入力した内容がうまく反映されない可能性もあります。
場合によってはコストをかけてインターネット回線や機器を準備する必要があるので、現状の環境を確認し、事前のコスト計算や補助金の利用を含めながら検討しましょう。

機能や使い方を覚えるのに時間がかかる

これまで手書きや紙ベースで実施していたものを、スマホやタブレットに切り替えると操作に慣れるのに時間がかかります。
しかし、いったん慣れてしまえば作業効率は大きく改善されるようになります。最近は手書きよりもスマホでの入力のほうが得意な保育士もいます。
ICTシステムが使えるスマホやタブレットの台数が少ないと、同時に使いたい職員が複数いる際に困ることがあります。とくに保育日誌や連絡帳などの毎日使う機能はタブレットで操作するものが多いため、タブレットを数台用意しておくと良いでしょう。

導入前には保護者の理解を得ることも必要

ICTシステムの導入には保護者の理解を得ることが重要です。 保護者によってITスキルに差があり、スマホ操作が得意な方もいれば、使い方がよくわからない方もいます。保護者には事前に十分な説明を行い、資料を配布するなど使い方の指導も必要です。

保育園向けICTシステムの選び方

現状、様々な企業より保育園向けICTシステムが提供されており、どのシステムを選べば良いのか迷うこともあります。いくつかの視点から自園の運営にあったシステムを選びましょう。

  • 必要な機能がそろっているものを選びましょう。多機能すぎるとコストがあがり、複雑で使いこなせないこともあります。
  • 個人情報を扱うため、セキュリティが重要になります。
  • 導入に関する相談や使い方のサポートがあると導入後も安心です。
  • 補助金に対応しているシステムであれば、導入費用のコストを下げることができます。

まとめ

保育園ICTシステムの導入には、ネット回線や機器の整備、使い方の理解など、事前準備が必要です。
しかしいったん慣れてしまえば、保育園側にとっても保護者側にとっても大きなメリットになり、保育士の定着や保育の質向上にもつながります。
ぜひこの機会にICTシステムの導入を検討してみてください。

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