さい桜保育園インタビュー 後編

さい桜保育園で事務を担当されている小島さんに、お話を伺ったインタビューの後編となります。
システム導入の経緯を伺った前回に続き、今回は導入前後の変化について、詳しくうかがいました。

導入前の課題から導入後の感想まで、インタビューをまとめて公開
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朝の電話対応がほとんど0へ

――保護者様とのやりとりの変化について、教えてください。

朝7時から9時までの間の電話対応が、ほとんど必要なくなりました。

以前は、お休み・遅刻の連絡で、1日10回以上は掛かってきていたので、電話番を行う係が必要でした。

今はアプリを通して、締め切り時間までに連絡を貰えるので、朝に電話を取ることはほとんどなくなっていますね。
電話番を割り当てるのではなく、早番の職員がケータイをポケットに入れて、鳴ったら出るような運用になっています。

請求作業にかかる時間が半日に

――請求に関する作業は、どのように変わりましたか?

導入前は、数日に渡って作業していました。
園児一人一人の延長料金や雑費を手計算して、Excelに転記して、という作業を行うので、時間が掛かっていましたね。

現在は、半日もあれば終わるようになりました。

万が一請求ミスがあるといけないので、システム上で請求金額を確認する、という作業がメインになっています。
確認後はExcelに出力して、印刷すれば保護者に渡す請求書・領収書が完成するので、とても楽になったと思います。

指導計画の作成も効率よく

――指導計画の作成時間は、どのように変化しましたか?

以前は丸一日掛かっていたのが、数時間で出来るようになっていると思います。

例えば月案だと、月のねらいが前月とほとんど変わらない場合もあるので、そういう時はコピー機能を使って、効率よく作成することができます。
早い人だと、ほんと1時間くらいで完了する人もいるようです。

手書きだと間違えたときの修正が大変ですが、パソコンからの入力だと簡単にできるので、とても使いやすいと思います。

勤務の締め作業は最終チェックのみ

――勤務の締め作業は、どのように変化しましたか?

以前は、1~2日間は掛かっていましたが、今は2時間くらいで作業を終えています。

WEL-KIDSを使う前は、職員に紙を渡して、1日の勤務開始~終了時間、勤務時間、有給の利用有無を書いてもらい、月の終わりにまとめて提出してもらっていました。
それを基に、全員分の勤務を(小島様以外の)事務担当が計算していましたので、かなり時間が掛かっていたと思います。

今では、日々タイムカードや有給の利用が登録できるので、月の終わりに勤務表を印刷してみて、抜け漏れ等を最終チェックをするだけになっています。

サポートについて

――導入後のサポートはいかがでしたか?

とても丁寧で、アフターフォローがしっかりしていると感じました。

導入当初は一日に何度も電話して、操作を教えていただきました。
正直、契約後のサポートはどうなのかな?という不安はありましたが、園の運用に合わせた提案や、請求書のフォーマットを作っていただいたりして、とても助かっています。

サポートの方に教えていただいたことは、ノートにまとめるようにしています。何回も同じことを聞いてしまうのが申し訳ないのと、書き留めておくと操作方法を覚えることができると思いまして。
なるべく使い方を残しておけば、後で見返したときに便利だと思って、記録しています。

【サポート担当コメント】

小島様、本日はお時間をいただきありがとうございました!

ご自身で他の職員様への説明資料を作成いただくなど、積極的に園内でのシステム化を進めてくださったので、大変感謝しております。
いつも楽しくサポートさせていただいております。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします!


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