さい桜保育園の事務を担当されている小島様に、システム導入の経緯やお仕事の変化について等々、様々なお話をうかがってきました。
導入前の課題から導入後の感想まで、インタビューをまとめて公開
< まずは無料ダウンロードする >
WEL-KIDS導入のご相談はコチラ
目次
園について
―― 園様の理念や、特徴について教えてください。
保育の方針として、３つあります。
一つは、子どもが穏やかに過ごせる安全安心な保育環境を整えること。
もう一つは、ひとりひとりの育ちに配慮した温かい環境の中で、子どもが自ら考えて行動する力、人と関わる力を育んでいくこと。
さらに、地域とのふれあいということで、様々な社会資源との連携を図りながらの子どもたちの「育ち」の支援を行うことです。
また、一人一人の子どもが健やかに育ち心身の健康と自立を目指すこと、子育ての支援を通して地域社会貢献を目指すことを法人の理念として掲げています。地域の行事で子どもたちが歌を披露したりと、地域との交流は色々実施しています。
園舎の特徴としては、木のぬくもりと、廊下の広さですね。遊んだり、走ったり出来るよう、広めの造りになっています。外遊びも含めて、廊下から園庭へと繋がっての開放感の中で遊べることを大切にしています。
ICT検討のきっかけ
――ICTシステム導入のきっかけについて教えてください。
元々、紙での作業に難しさを感じており、パソコンでの管理に切り替えたいと考えていたんです。さいたま市の補助金制度もあったので、ICTシステムの導入を検討し始めました。
そんな時、園のポストに投函されていたパンフレットに、知っている保育園が載っていて、さいたま市への提出物にも対応できると書いてあったので、お話しを聞いてみようか、となりました。
営業さんにデモンストレーションに来ていただいて、システムの中身を色々見せていただきました。
――デモを見て、特にいいなと思った機能は何でしたか？
自治体への提出書類を作成できるのが、とても便利だと感じました。
日々、登園・降園時間を入力することによって、Excelでさいたま市の書式になって出てくるところですね。
数字をExcelに入力せず、自動で作成できるのは、一番のメリットだと感じました。今までは、手書きで記録して、それをExcelに転記する必要があったので。
導入した現在は、楽になりましたが、以前の集計作業は大変だったな…と思います。
システムを導入してみて
――システム導入にあたって、不安はございましたか？
不安というのは、あまりありませんでした。
一度にすべての機能を利用するのではなく、少しずつ利用範囲を広げていったので、混乱が少なかったのかもしれません。
また、導入当初は、なるべく若い保育士さんや、パソコンが得意な先生に使い始めてもらっていました。
――一日の始まりに、まずWEL-KIDSのどの機能を使いますか？
保護者がアプリを通じて申請した、お休みや遅刻の連絡を確認しています。また、職員のタイムカードも確認しています。
職員のパソコンのそばにノートを置いて、間違えた場合に記載するように伝えているので、そのノートをチェックしてシステム内のデータを訂正する作業は、毎日必ず行っています。
また、前日に退勤ボタンを押し忘れた方の退勤時刻を、念のため再確認したりします。
――便利だなと感じる機能があれば、教えてください。
請求書作成の機能が便利だと感じます。
予め設定をしておけば、登降園のタッチの時間を見て、自動で料金計算をしてくれるので、念のため金額をチェックした後は、Excelに出力して印刷すれば、簡単に請求書・領収書が作成できるので、とても助かっています。
――もっとこうなったらいいな、と思う機能はありますか？
今使っている機能だと、あまり気になる点はないですね。
強いて言うならば、今後システムで管理したい「一時保育」について、細かな予約の制限ができるようになってほしいです。
例えば、一日の上限数や何歳児は何人までなど細かく設定できるようになると良いと思います。
――保護者の方にタブレットや、アプリを利用していたたくにあたって、大変だったことはありましたでしょうか？
特に問題なく導入することができたと思います。
保護者の方にも、タブレットでの記録になることは、事前にお知らせしていたので、トラブルや苦情は頂かなかったです。
また、保護者アプリを利用開始してから、朝の電話連絡を受けることが、本当にほとんどなくなりました。
今まで、朝は電話が鳴り続けていたので、早番の先生は大変だったと思います。
朝は職員も少なく、電話が鳴って対応に追われてしまっていたので、それが一気になくなったのは良かったです。
作業量の変化について
――事務作業全体を通して、楽になったと感じますか？
楽になっていると思います。ひとつ何かを入力すると全部に繋がっているからです。
保育士さん達が１階で作業して、２階で事務の方や園長が作業しても、ひとつのシステムを見るだけで、園の全ての情報を確認することができるので。
――情報が連動しているメリットですね。一方で、請求や集計などの作業ではミスが減りましたでしょうか？
そうですね。請求は入念に確認していることもあって。ミスは減ったかなと思います。
WEL-KIDSを入れることによって、今まで手が回らなかった部分も、私が管理することができるようになっています。
作業量の変化について その2
――保育士の方の作業量にも、変化はありましたか？
はい。紙に書く運用をやめたことで、負担や作業時間は減っているようです。指導計画や保育日誌も、WEL-KIDSのフォーマットをそのまま使っているので、作成しやすいのではないかと思います。
出欠確認も、出席・欠席の人数が自動で計算され、お休みの園児が一覧で確認できるので、システムならではの便利さを感じています。
後編では、引き続き作業量の変化について、詳しくお聞きしています。
事務作業をラクにしたい方におすすめ！
保育ICTシステムの『WEL-KIDS（ウェルキッズ）』はコチラ
