「とうかいどう保育園」は、京浜急行線の新馬場駅から徒歩５分の場所にあります。
園の近くには旧東海道の品川橋、品川の龍神様として知られる荏原神社があり、古くから多くの人が集う場所として賑わっています。そういう土地柄か地域の方々に園のスペースを開放したり、近隣の福祉施設や小学校、中学校、高校と交流を持ち、街全体で保育に取り組んでいます。
そんな、とうかいどう保育園様には、紙からデータでの管理に移行したいという目的をもって「WEL-KIDS」を導入いただいています。
今回は、田中副園長に導入に至った経緯や導入後のお話を伺いました。
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目次
Q：園の理念や特徴を教えてください。
園を中心に家族の安心、地域の輪、子育ての輪を広げていきます。
田中副園長：保育の理念は「子どもの最善の利益と権利を守る」です。子どもたちの健やかな発達を促すために、安心して保育園に来てもらうことを第一に心掛けています。子どもにとって、お父さん、お母さんと離れることに対して不安はあると思うので、保育園が安心できる第二の家庭となるように力を入れています。結果として、保護者の方にお子さんから離れている不安を抱かせないことにもつながると考えています。
特徴としては、地域の方々にとっても役立つ保育園を目指しています。具体的には、保育園の一部スペースを地域の方にも開放していて、子育て世代同士での交流や子育てに関する相談も園で受けたりしています。また、英語教室等の習い事も園に通っていない子や地域の方が無料で参加できるようになっています。
WEL-KIDSスタッフ： 保育園を中心に子育ての輪、地域の輪を広げていくということですね。
田中副園長：そうですね。このような活動をしている施設は児童館くらいしかないと聞いているので、そういった意味では地域にも貢献できているのかなと思います。英語教室も多いときは20～30組ぐらいが参加しています。
Q：WEL-KIDSの導入経緯を教えてください
田中副園長：国や品川区でもICT化を推奨していて補助金も出るということだったのと、現場からも紙ベースの管理では手間が多いということで検討を開始しました。実際にはいくつかシステムを検討したのですが、現場スタッフの意見が反映され、使いやすさでWEL-KIDSを選びました。
Q：紙ベースの書類だと何の管理が一番大変でしたか？
田中副園長：日誌が一番大変でした。毎日書くものなので量も多くて…。毎年クラスごとに分厚いファイルがあったのですが、今はロッカーが空になってすっきりするくらいデータでの管理ができています。
あとは、国の保育指針に関する、園独自の書類が複数あったのですが、それらを園児の日々の様子として、WEL-KIDSの仕様に合わせて記録・管理できるようになり、園独自で作っていた書類が減りました。
Q：登降園の記録も紙で管理されていましたか？
田中副園長：紙で記録・管理していました。保護者の方にも登園時間、お迎え予定時間、降園時間等を手書きでお願いしていましたが、WEL-KIDS導入後はタッチひとつで完了するようになり、保護者からもすごく楽になったという声を多くいただいています。
Q：WEL-KIDSのお気に入りの機能があれば教えてください。
田中副園長：職員の勤怠管理や園児の登降園の管理がとてもやりやすいと感じています。
担任の先生も出欠の確認やお迎え確認が他のクラスのものも表示されるので、担任の職員に関しては毎日WEL-KIDSに触れている状態です。
あと、以前は保護者へのメッセージの一斉送信は別のシステムを利用していたのですが、最近WEL-KIDSのお便り機能を利用し始めました。操作性が同じで非常に使いやすくなりました。先日、ある保護者から運動会前にプログラムが欲しいと要望があったのですが、すぐに渡せる状況ではなく、後日お便り機能でPDFを添付して送ることができ保護者の方からも感謝されました。
Q：ICTシステムを導入前後で不安だったことはありますか？
田中副園長：紙ベースで運用していたものをどれだけ減らせるのか、ということが不安でした。以前は延長料金やタイムカード等の管理が一本化していなかったので、毎回事務員が管理して料金を計算していたのですが、それをまとめてデータ管理できるようになったので良かったと思います。ただ、監査では書類の変更や指摘があるので、それすべてに対応できると考えている部分はありましたが…。
とはいえ、先日の監査ではWEL-KIDSのデータを見せるだけで済む場面も多くあったので、
求められるものを探す手間が省けて、スムーズに行えたと思います。
導入後の不安に関しては、WEL-KIDSのサポートの皆さんがいつもシステムについての要望を親身に聞いてくださって、その要望に対してもバージョンアップなどで対応してくれて本当にありがたいです。
WEL-KIDSスタッフ：お褒めいただいて光栄です。
Q：個人的なお気に入りポイントなどございますか？
田中副園長：利用状況の集計画面で園児が何人いて、だいたい何時ごろに帰るという集計が、今まで手で数えていたのですが、WEL-KIDSの画面上にグラフで表示されるので、すごくわかりやすくなったと思います。職員の勤怠（出欠）も一覧でわかるので見やすいです。あとWeb上でのお休み申請も良いですね。夏休みの機会に多くの保護者にご利用いただき、事務員が電話対応に追われることが少なくなりました。
WEL-KIDSスタッフ： 本日はお忙しいところお話お聞かせいただきありがとうございました。
＜取材を終えて＞
「システムを導入して事務処理関係以外での変化はありますか？」という質問に「休憩時間が増えました」という回答が印象に残りました。これまでは、休憩を取りながら書類を作ったり、紙の書類をチェックしていたそうです。WEL-KIDSが子どもたちと向き合うためリフレッシュする時間を作ることに微力ながらご協力できたことをうれしく思いました。
先生と保護者の手間を軽減する保育ICTシステム
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