ご利用園インタビュー:まきば保育園

「WEL-KIDS(ウェルキッズ)」をご利用いただいている、 まきば保育園様にインタビューをさせていただきました。

勤務時間や有給・残業を計算できる勤務表機能で作業がとても楽になったというご感想と、ICT化成功の秘訣を教えていただきました!

Q:園について教えて下さい。

子どもも職員も笑顔あふれる保育園♪

園の保育理念として、「笑顔あふれる保育園を実現し、心も身体も元気な子を育む」を掲げています。

具体的には、安全な環境で園児の健康的な身体づくりを支援すること、保育士が園児の「心の基地」となれるような信頼関係を築くこと、保護者や地域の方々と連携し、地域に愛される保育園になることを目指しています。

また、職員にも特別な想いを持っており、働きやすい環境作りに努めています。

園児だけでなく、職員も笑顔になることで、私達が目指す保育ができると考えているからです。

Q:導入理由について教えて下さい。

「働きやすい環境作り」の一環として

私は元々民間企業に勤めていたのですが、保育園で働き始めてみて、業務の効率化が遅れていると感じました。
その反面、保育士の仕事量は多く、残業も増える一方でした。

そこでまずは、「時間が無いときの連絡は口頭でOK」など、少しずつ園内の作業ルールを変えていきました。

職員にとって働きやすい環境を作るため、できることから始めようと思ったんです。

そうした環境作りの一環として、園で管理している情報をデータベース化できるといいなと思いました。

書類での管理だと、資料を探す手間が掛かる上に、どうしても抜け漏れが発生してしまうからです。

システムを導入することで、書類管理に掛かる時間を減らしたい…そんな時、さいたま市から補助金が出ることになり、導入を検討したのがきっかけです。

その際にICT化相談会に参加し、お話を聞いた中から、WEL-KIDSの導入を決めました。

Q:システムを導入して、どのような変化があったか教えて下さい。

園全体で効率化の意識が高まり、残業時間が半分に!

園児や職員の情報がデータベース化され、書類管理が楽になったのはもちろん、今まで手で数えていた集計や、勤務時間の管理が全て自動でできるようになり、非常に助かっています。

導入をきっかけに、各教室にパソコンを配置したので、保育士さん達も指導計画を作成したり、おたよりなどの書類作成も進んでパソコンで行うようになりました。

WEL-KIDSを導入してから、「なるべく作業を効率化しよう」「パソコンを有効利用しよう」という意識が高まったと思います。

結果的には、一人当たりの一ヶ月の平均残業時間が半減し、5時間程度になりました!

「職員が働きやすい環境を作る」という園の方針に、大いに貢献してくれています。

Q:事務長先生が活用している機能について教えて下さい。

「勤務表」のおかげで、 給与計算が本当に楽になりました!

導入する前は、職員一人一人の勤務時間を手計算していました。

特に時給で働くパートさんに ついては、シフトと照らし合わせながら勤務時間を出して、休憩時間を引いて、一か月分を合計して…という作業が本当に大変でした。

WEL-KIDSの「勤務表」は、タイムカードやお休みの申請を日々登録する事で、勤務時間を自動で計算してくれるので、作業時間が6~7割ほど減ったと思います。勤怠の付け忘れや計算ミスもなくなり、本当に助かっています。

他にも、保護者への請求書や、市への提出に必要な「延長・土曜保育の集計」の作成も自動でできるので、とても便利です。

Q:保育士さんが活用している機能について教えてください。

「出欠簿」「お迎えの確認」で、 子どもの情報をリアルタイムで確認 。

各教室にパソコンを置いているので、「今園児が何名いるのか」「誰がお迎えに来るか」 などの情報を随時更新・確認できます。

事務方への連絡も簡単になり、保育の妨げにならなくなりました。

お迎え時間の変更がある時もすぐに共有できるので、保護者とのやりとりも、以前よりスムーズにできています。

Q:ICT化が上手くいった秘訣について教えてください。

サポートセンターに相談しつつ、 ゆっくり切り替えたこと

一度に機能を使い始めると混乱すると思ったので、「まずは登降園管理、次に帳票管理」という風に、一つずつ機能を覚えながら切り替えていきました。

中にはパソコンが苦手な保育士さんもいるので、職員同士で教え合ったりしました。

サポートセンターの方がいつも丁寧に対応してくださり、今まで紙で管理していたものを、どうやってシステムで運用するかについても相談に乗っていただきました。

今でも操作方法や、新しい機能について教えて頂いています。

専任の担当者の方が不在の場合でも、「私で分かる内容でしたら …」と当園のことをしっかりと把握してくれて対応してくれるので、大変ありがたいです。

Q:ICT化をお悩みの園様に向けてメッセージをお願いします。

システムと手書きの使い分けで、保育の質が高まりました!

システムの力を借りることで、保育に充分な時間を当てられるだけでなく、職員の残業も大分減り、働きやすい環境になりました。

保育の業務は、アナログの方がいい場合も沢山あるかと思います。

手書きや紙での管理にこだわりがある業務は、無理にシステム化せず、園の運用に合わせて使い分けることで、保育の質向上につながります。


<記者のコメント>

少しずつWEL-KIDSに慣れながら使い始めて、今ではとても多くの機能を使いこなしてくださっている保育園様です。

職員の皆さんの働きやすい環境づくりに貢献させていただけて嬉しく思います。
今後もサポートセンターをご活用ください♪

河野事務長、本日はありがとうございました!

ご利用園様インタビュー集を無料でダウンロードいただけます。

インタビュー集をダウンロード