請求書の作成も数日から半日に!「西浦和幼稚園」ご利用園インタビュー

「WEL-KIDS(ウェルキッズ)」をご利用いただいている、 西浦和幼稚園様にインタビューをさせていただきました。

Q:WEL-KIDSを選んでいただいた理由を教えて下さい。

預かり保育の運用変更を検討するにあたり、園児や保育料金が簡単に管理できるシステムを探 していました。

色々なシステムと比較しましたが、WEL-KIDSの保育予約と請求料金計算の機能 を見て、一番当園の運用に合っていると感じたため、導入しました。

Q:導入してみての感想を教えて下さい。

預かり保育の運用変更に成功!

導入前は、保護者に申し込み用紙を貼った封筒をお渡しして、預かり保育利用の前日までに保育料とあわせて頂いていました。
一人一人の利用日が違うため、お金の管理や、『誰がいつ利用するか』の取りまとめに時間が掛かっていたんです。

WEL-KIDSを導入してからは、保護者がスマホから「予約・ 変更・キャンセル」ができ、園では予約状況を一覧で確認できるので、作業が大分楽になりました。また、以前は利用日に都度料金をいただいていましたが、現在は『月末に一括で集金する運用』に変更できました。

手間が減った上、 集金ミスも無くなり、大変助かっています。

請求書の作成も数日から半日に!

料金を自動計算し、ボタン1つで請求書を作成できるので便利です。
予約や実際の利用時間をもとにした自動計算はもちろん、半日保育や夏季休暇期間といったイレギュラーな料金設定や、園児によって違う課外活動の料金にも柔軟に対応できています。
また、出席日の給食費やバス代などの月額料金も一緒に請求できるようになりました。

以前は数日掛けて作成していた請求書ですが、今では半日で作成できるようになりました!
Excelに出力する請求書も、園の希望のレイアウトに近づけてもらって助かりました。

一つのシステムで色々なことが管理できて、作業負担が減り、導入したメリットを大きく感じています。

(請求書レイアウトイメージ)

Q:その他、実際に利用してみて、便利だと感じるところを教えて下さい。

パート職員の出退勤管理

以前はパート職員さんの出退勤時間を手書きで記録し、計算用のExcelに転記しており、確認や修正に時間が掛かっていました。

タブレットをタッチして時間を記録が出来るようになってからは、勤務情報をExcelに出力して、部分的な修正をするだけなので、30分~1時間もあれば、必要な書類を作成できるようになりました。

登降園時間の管理

バス通園の園児の登降園時間を園で一括入力できたりと、細かい機能が充実していて使いやすいです。

また、意外な効果として、送り迎えの遅刻が減りました!
タブレットをタッチして記録してもらうことで、時間の意識が強まったようです。

バスの運行管理

メールでお知らせしていた時と違い、個別に保護者の宛先を選ぶ必要がなくなりました。

お知らせ文も、「予定どおり運行しています」「○○分遅れています」といった選択肢から選ぶだけなので、保護者に素早く連絡出来ています。

おたより機能

保護者へ連絡する「おたより機能」では、PDFを送ることが出来るので、配布資料を印刷する手間が省けました。

園だけでなく、保護者側も書類を管理しなくて良いので、『ぺーパーレス化』でお互い便利になったのではないかと思います。

Q:サポートセンターの対応や機能のバージョンアップについてコメントをお願いします。

わからないこと等があった時は、電話ですぐに対応していただけて助かっています。

また、バージョンアップにより、導入後もどんどん便利になっています。当園でも希望していた、おたよりの宛先グループ作成や、保護者へのバス運行状況の更新通知などの新機能も追加され、園のニーズに寄り添っていただけていると感じています。


<記者のコメント>

事務の小口様にインタビューにご回答いただきました!
ありがとうございました♪

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