緊急事態宣言下にも役立つ、ICTシステム WEL-KIDS を活用した出欠管理

緊急事態宣言が発令されました

2021年１月７日に、政府より一都三県を対象として特別措置法に基づく緊急事態宣言が発令されました。

今回の緊急事態宣言では、学校に関して休校は求めず、保育所や学童保育についても原則休園・休所しない内容となってはいますが、保育園や幼稚園において自主的に登園を自粛される方が増える可能性もあります。

このため、緊急事態宣言の期間中は特に、園児の出欠についての事前確認および管理が重要になります。

この記事では、ICTシステムWEL-KIDSを利用した、オンラインでの出欠確認および出欠管理の方法についてご紹介します。

感染を回避しながら保護者との対面でのコミュニケーションを充分に取ることは難しく、登園自粛等する園児の出欠管理についても、紙や電話でのやり取りで行おうとすると、渡す手間や回収する手間、さらに回収した紙の内容を取りまとめる手間が発生し、作業はどうしても煩雑になってしまいます。

また、緊急事態宣言の期間は決まっていますが、期間内での状況の変化があった場合に即座に対応できる準備もおこないたいところです。

このような状況下で、より柔軟により安全に保護者とのコミュニケーションを取ることができるICTシステムを活用することは、より重要になってくると言えます。

出欠管理をスマホアプリやwebサイトでのコミュニケ―ションを活用する事例としてICTシステムWEL-KIDSでの方法をご紹介したいと思います。

保護者が、アプリから簡単に欠席の申請ができます。
対面や紙でのやり取りが不要になるだけでなく、お休みに関する電話対応もなくなります。
申請内容は即座にシステムに反映され、パソコンやタブレット等の端末から一覧で確認できるため、園内で容易に出欠の情報共有ができます。

保護者に出席日・登降園時間を、事前に申請してもらうことが可能です。
パソコンやタブレット等の端末から、その日に登園する園児・登降園時間の一覧や、園児別で保育予約が入っている日等を、一元管理することができます。

保育予約申請と同じく、保護者にアンケートを配信することで、出欠についての回答を集めることもできます。

例えば、アンケートの設問として、週毎に日付の選択肢を用意して、出席する日にチェックをつけてもらうことで、週毎の出欠状況を管理することが可能です。

アンケートを利用するこちらの方法では、作成する設問しだいで、確認したい期間や内容を自由にアレンジすることができ、また回答結果が自動で即時集計されることが最大のメリットとなります。
さらに集計した結果については、園だより等にも二次利用していただけます。

申請やアンケートなどの機能の他にも、園からの情報発信に使える機能があります。

「おたより」機能を利用することで、保護者へ一斉にメール配信をしたり、アプリからプッシュ通知を配信することが可能です。グループ毎や個別での配信もできますので、緊急度や周知したい内容に応じて、柔軟に情報提供できます。

従来は紙の冊子で運用されていた連絡帳を、保護者はアプリで、園ではパソコンやタブレット等から入力・閲覧をすることで、オンライン上で、非接触で安全に連絡のやり取りを密に行うことができ、家庭での園児の様子や、保護者の不安や相談ごと等の把握もできます。

ICTシステムなどのツールを活用することで、素早く安全にオンラインでのコミュニケーションを取ることが可能です。少しでも多くの園様にご活用いただき、保育に従事する方々のお役に立つことができれば幸いです。

首都圏では非常事態宣言が発令される難しい状況ではありますが、新型コロナウイルス感染症の一日も早い収束を祈りつつ、本年もさらなるサービス向上に向け気持ちを新たに取り組んでまいります。

保育ICTシステム「WEL-KIDS」は、園児・職員の管理、保護者との連絡、料金計算、書類作成など、園の事務作業を総合的にサポートします。
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