保育園システムとは、保育園の業務をサポートするシステムを指し、主にパソコン・タブレット・スマートフォンを使って日々の保育記録や事務処理、職員のコミュニケーションなどの保育に関する業務が円滑になるようにサポートします。
この記事は、保育士不足の悩みを抱えている、業務効率化で保育士の負担を減らしたいなどの理由から保育園システムの導入を検討している方に向けて、保育園システムとはどのようなものか、その機能や導入するメリットについて簡単に解説します。
また、あわせて保育園システムを使うときの注意点や選び方も紹介します。 ぜひ保育園システムの導入・検討時の参考としてお役立てください。
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目次
保育園システムにはどんなものがある？
現在、多くの企業から保育園システムが提供されており、その特徴や機能はさまざまです。複数の機能をひとつにまとめたオールインワンのシステムもあれば、１つの機能に特化したシステムもあります。
ほとんどの保育園システムは、インターネットを利用したクラウド型のICTシステムです。
パソコンやタブレット、スマートフォンを使って保育の記録を入力したり、各種情報を閲覧・共有したり、データ集計や書類作成なども簡単にできるようになっています。
ICTシステムとは？
「ICT」とは「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の略で、インターネットを利用して、人と人・人と物をつなぐコミュニケーションのことを指しています。
ICTシステムとは、インターネットを利用して情報やコミュニケーションを行うシステムツールのことです。
似た用語として「IT」があり、ITは「Information Technology（情報通信技術）」の略で、コンピュータとデータ通信技術に関して広義的な意味を持ちます。
ICTとITはほとんど同じ意味で使われていますが、ICTはコミュニケーションに重点を置いています。
保育園システムで何ができる？
近年の保育園では保育園システムを利用した業務改善が進んでおり、政府もICT化を推進しています。そこで、保育園システムで何ができるかについて具体的に紹介します。
管理業務・事務作業を効率化できる機能
保育園システムでは、園児情報や職員情報の管理、書類作成などの事務作業を効率化できます。
①園児の管理
園児の年齢や誕生日、家族構成、アレルギーなどの基本的な情報の他、その日の体調や園で測定した成長記録など、様々な情報を管理できます。
また、職員間で園児の状態をリアルタイムに共有でき、過去の履歴も簡単に確認できます。
登降園の打刻は基本的に保護者がタブレットなどを操作して記録するので、保育士が転記する必要もありません。
②職員の勤怠、シフト管理
職員の出退勤や休暇申請、シフトなどを管理できます。
勤怠状況・残業時間がひと目で分かるので、職員のオーバーワーク防止や働き方改革につながります。
また、複雑な作業のひとつであるシフト作成も、園の運営に合わせた人員配置ルールを設定すれば自動で作成できるので、毎月の作業軽減になります。
③指導計画や保育日誌の作成
指導計画が一覧で確認でき、過去の計画をテンプレートとして新しい計画を作成できます。
保育日誌も、日付・出欠人数・欠席者などの項目は自動反映されるなど、できるだけ簡単に作成できるようになっています。
④自治体への提出書類の作成
自治体へ提出する書類では、様々な条件での集計データが必要になることがあります。 カテゴリ別・日別・園児の年齢別など、提出書類に合わせた集計を手作業で行うのは大変な労力になります。
保育園システムは、必要なデータを自動集計し、自治体への提出書類の作成をサポートします。
保護者とのコミュニケーションに使う機能
①出欠・遅刻・早退・延長などの連絡
保護者はスマートフォンアプリから出欠や遅刻早退、延長保育の連絡ができます。
電話連絡の場合、忙しい時間帯では電話が繋がらないこともあります。しかし、スマートフォンアプリであれば保護者は都合の良い時に連絡でき、保育士も都合の良いタイミングで確認・共有することができます。
②連絡帳
保育士はタブレット・スマートフォンで手軽に連絡帳を作成でき、保護者とリアルタイムで共有できます。
音声入力に対応しているシステムもあるので、入力に不慣れな保育士でも簡単に作成することができます。
③おたより配信
園から保護者へ一斉連絡することができ、災害時や予定変更などの緊急連絡にも活用できます。システムなら保護者の既読・未読が確認でき、保護者への伝達漏れを防ぐこともできます。
保育園のサービスを改善するための機能
①園ブログ
園ブログや行事カレンダー、給食レシピなど、園に関する記事を公開するサービスが使える保育園システムもあります。
②写真共有・販売サービス
保育士が園で撮影した写真を保護者に共有、販売できるサービスが使える保育園システムもあります。
ほとんどの写真販売サービスでは、園側はスマートフォンやデジカメで撮影した写真をアップロードするだけでよく、決済から発送まではサービス側が代行します。
保育園システムを使うメリットは？
保育園システムは、園にとっても保護者にとってもメリットになります。
ここでは保育園システムを導入した場合のメリットについて簡単に解説します。
保育士の業務の負担を減らせる
毎日手書きで記録したり、いくつもの類似の書類に転記したり、複雑な計算や集計作業は、保育士にとって大きな負担になります。
保育園システムを導入すると、保育士はスマートフォンを使って都合の良い隙間時間に日誌作成などの作業を進めることができ、保育料計算や各種データ集計もシステムが自動で算出するので、手作業による計算ミス防止にもなります。
おたよりについてもスマートフォンから保護者へ一斉配信できるので、保育士が紙やパソコンで作成したものを印刷し、保護者へ配布する手間も減らせます。
さまざまな業務にかかるコストを削減できる
業務を効率化して作業負担を減らすと、保育士の残業時間を減らすことができ、人件費のコスト削減になります。
また、園児分用意する必要のある保育日誌や連絡帳、保護者へのおたよりの他、職員同士の情報共有に利用するノートなど、様々な記録がペーパーレス化されるので紙コスト・印刷コストの削減になり、園の戸棚・倉庫のスペース節約にもなります。
保育士・保護者間の連絡・情報共有がスムーズになる
保護者は欠席・遅刻連絡や延長保育の予約などをアプリから送信できるので、朝の忙しい時間帯を避けて通勤電車の中や日中の空いた時間で連絡することができます。
保育士も電話ではなくアプリで連絡を受け取ることができるので、朝の電話対応や他の保育士への伝達負担が減り、余裕を持って他の作業をすることができます。
他にも、保護者への緊急連絡やアンケート調査なども含め、情報共有が簡単でスムーズにできるようになります。
情報の伝達もれ・ミスが減る
電話連絡の場合、電話に出ない・留守電を聞いていない・連絡漏れなど、保護者に伝わっているか確認するのは大変です。
特に当日のバス遅延やイベント時間変更など、直前での連絡が難しい場合もあります。
紙のおたよりの場合でも、渡し忘れや保護者のおたより紛失でスムーズに伝達できないことがあります。
保育園システムのアプリ連絡であれば、保育士はアプリから簡単に保護者へ一斉連絡できます。
保護者もアプリからいつでも確認することができるため、伝達漏れや紛失などの問題もなくなります。
保育園システムを使うときの注意点は？
保育園システムにはメリット以外にも導入の際の注意点がいくつかあります。 ここではその注意点について簡単に解説します。
機能を把握せずに導入すると負担が増えることも
複数の機能がつかえるタイプの保育園システムは、様々な機能がある分、使う保育士には操作の慣れが必要です。
まだ操作に慣れないうちに突然システム運用へ切り替えたり、複数の機能を一度に利用しようとしたり、慣れていないからと紙運用とシステム運用を併用すると、かえって現場が混乱したり、保育士の作業を増やしてしまうこともあります。
まずは保育士がシステムの操作に慣れる期間を十分に取り、作業効率が上がる機能から利用していきましょう。
ネット環境の整備が不十分だと効率が悪くなることも
園のインターネット環境の整備が不十分だと保育園システムを十分に活用できない可能性があります。
インターネット回線の速度が遅い、場所を移動しないとネット環境に繋がらないなどの状況下では、システムのデータ送信がうまくいかず逆に不便になります。
保育園システムを活用するためには、園の通信環境をきちんと整備しておくことが重要です。
連絡帳などのペーパーレス化には抵抗を感じる保護者がいる場合も
連絡帳やおたよりなどの手書きだったものがペーパーレス化すると、手書きの温かみがなくなる、機器の操作が難しそう、などの寂しさや抵抗を感じる保護者もいます。
保護者には事前にメリットをしっかりと伝えて、システム化の協力を得ると良いでしょう。
ルールをどの程度柔軟にできるかも大切
登降園の打刻がシステムで正確に管理されることで、ルールが厳しくなったと感じる保護者もいます。
例えば、これまではお迎えの時間を少し過ぎても延長保育にならなかったのが、システムでの管理になると１分でも時間を過ぎると延長保育料金が加算されてしまうので、システムの厳格さに不満を持つ保護者がでてくるかもしれません。
このようなルールに対してどこまで柔軟に対応するかも大切になります。
保育園システムを導入するときのポイント・選び方は？
保育園システムは各社から提供されており、いざ導入しようとしてもどのシステムを選べば良いのか迷う方が多いと思います。そこで、保育園システムを導入するときのポイントと選び方を紹介します。
目的を具体的にしたうえで導入する
なんとなく便利だからといってシステムを導入すると、うまく活用できずにコストだけがかさむ状況になるおそれもあります。
何のために導入するのか、どの課題をシステムで解決したいのか、目的を具体的にしたうえで、必要な機能があるシステムを選びましょう。
保育士が実際に使いやすいものを選ぶ・環境を整える
実際にシステムを利用するのは現場の保育士です。持ち運びに便利なタブレットやスマートフォンにも対応していることや、画面が見やすく操作が簡単など、パソコンが苦手な保育士でも使いやすいシステムを選びましょう。
また、保育士がシステムを使いたいときに使えるように、通信環境や機器の準備をして環境を整えておくと良いでしょう。
スマホでの操作性など保護者が手軽に利用できるかをチェック
保育園システムの導入には保護者の理解と協力を得る必要があります。
保護者にとって使いにくいシステムの場合、結局電話や紙での連絡がやめられず、システム導入の効果が薄くなる可能性があります。
保護者のリテラシーは様々であり、スマートフォンの操作が得意な方もいれば苦手な方もいます。そのため、誰でも簡単に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。
各種ICT化補助金対応のシステムか確認する
業務改善のためのICT化は政府の推進事業でもあり、厚労省や文科省、東京都などの自治体から各種補助金が交付されています。内閣府からも企業主導型保育事業の助成金に「運営支援システム導入加算」が新設されました。（2020年時点）
ICT化補助金制度とは、ICTシステムを導入する際にかかる初期費やサービス利用費、工事費、通信費などの費用に対して補助金を出す制度です。
ICTシステムの導入費用が抑えられるので、ICT化補助金に対応したシステムを選ぶと良いでしょう。
また、補助対象や補助要件、最大補助額などが自治体によって異なるので、利用する際は管轄の自治体に確認しましょう。
セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶ
保育園システムは園児や職員の個人情報を管理するので、セキュリティ対策が重要です。保護者の中でセキュリティ面を心配する方もいます。
データ通信が暗号化されている、最新のウィルス対策ソフトを導入している、登録した端末からのみアクセスできる、職員ごとにアクセスできる範囲が制限できるなど、セキュリティ対策がしっかり考えられているシステムを導入しましょう。
まとめ
保育園システムは保育士の業務負担を減らし、園のコスト削減や保育の質向上、保育士の定着にもつながります。保育士と保護者間のコミュニケーションをスムーズにすることで、園側にも保護者側にもメリットをもたらします。
うまく保育園システムを活用するためには、ネット回線などの利用環境を整備することや、職員・保護者のシステム利用への協力を得ることが大切です。
ぜひこの機会に、園の運用に合った保育システムの導入を検討してみてください。
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