ウェルキッズ導入園インタビュー:BKC保育サービス 後編

前編に引き続き、BKC保育サービスの森河代表にお話しいただいたインタビューをお届けします。
今回はシステム導入当初から今後の活用についてなどICTシステムに関することを中心にお聞きしています。

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システムの選び方

――システムを選ぶ際はデモンストレーションなどは受けられましたか?

森河:はい。三社、検討させていただいていました。

ひとつはあまり覚えていません。
もうひとつは帳票類が薄かった印象があります。

WEL-KIDSがよかったのは
「保育予約」があるということですね。

あと帳票類が、自分が思っている
欲しいものを取り出せた。

また、相談させてもらって
「こういう帳票がほしい」というものに合わせて、
コピペができるよう調整いただいたのも
すごく助かりました。

それは事業所内保育所で
監査に必要となる書類だったんですけれども、
以前は全部手書きだったんです。

それはもう、ほんとにすごい作業量でした。
初年度の申請の時は夜中まで一人でやってました。

今はコピペでおわりですもん。
そして正確です。

以前は保育予約も大変でした

――もともとシステムを検討する際に、帳票をどうにかしたいということが明確にあったんですね。

森河:そうです。
帳票がとれるものにしよう、と思っていました。

あとは予約システムが群を抜いていました。

――予約はシステムを導入する前は…紙で運用していたんでしょうか?

森河:いいえ。

電話、メール、紙…と複数の方法にわかれていました。

最終的に事業所内保育の方では一カ月の予定の紙を渡して、
その紙に書いてきてもらうようにしていました。

でも、変更もでてくるじゃないですか。
そこは変更届を出してもらっていました。

変更を受けて、元を直して、日報を直して…
とする必要があって、とても大変でした。

帳票類は連動してかなくちゃいけない

それがWEL-KIDSだと、

「お母さんから何時って変更入ってるね」
「遅刻の連絡きたね」

というのが、電話を取らなくても
保育の現場で確認できる。

朝の電話も大変なんですよ。
インフルエンザがあったりするとなおさら。

それがいつも画面に出しておいて、
更新していけばわかる。

システム導入への期待

―― 導入時に抵抗感はありましたか?

森河:現場は期待の方が大きかったと思いますね。

もともと別の勤怠管理のシステムを使っていましたが、
帳票類はほんとうに煩雑でした。

保育の現場で保育士には、
子どもを見ていてもらいたいと思っています。

でも、なにかあったときに
「ちょうど見ていなかったんですー」
ということもあり得る話なんです。

どうしてこんなにアナログなんだろう?

森河:最初のころ
「保育の現場ってどうしてこんなにアナログなんだろう?」
ってすごく思ってたんです。

保護者さんに伝えることは手で書かないといけないし…

「もう書くのやめよう」って言いたくもなりました。
子どもを見てあげてほしいので。

今、システムの連絡帳を早く使いはじめたいのは、
子どもたちが帰ったあとからでも、
入力することができるからです。

お母さんたちにもアンケートをとったら
「ぜひ導入していきましょう」
というような反応でした。

お迎えの時に渡されて、
開いてパッとわかるということではなくなるものなので
お母さんたちに少し躊躇している部分が
あるのかなと思っていましたが…

便利になると思います。
もうスマートフォンでなんでもできますしね。

――パソコンを使わずスマートフォンのみという方も多いです。ぜひ連絡帳もご利用いただければと思います。

森河:連絡帳機能をつかいこなすのは目標です。

保育ICTシステムの使いはじめは

―― システムの使いはじめで大変だったことはありますか?

森河:抵抗はなかったですね。

やり方はわからなかったので、
すごく聞かせてもらいました。
徐々にですけど、理解できてきました。

―― 試してからお問い合わせいただいていたので、すごくシステムを見てくださっているのを感じていました。

森河:なんかうまく使えないか?と思って常に試しています。

最初は園に浸透させるためにも、
自分から使い出したんですけど。

取り組んでいくと、
だんだんとみんなが独り歩きをはじめて。

―― 園の中でシステムが得意な方がでてきたりすると聞いています。

森河:そうそう。
アプリになってからは特に、若い子がね。

「ここであれができますよ」って教えてくれたり。

若い方は使えるようになるのが早い。
サクサクやってくもの。

―― 現場の先生たちはどのあたりの機能をつかわれていますか?

森河:伝達事項のところですね。
開いたままにしています。

事務と現場の保育士を繋ぐ統括担当の保育士さんがいて、
よくシステムを使っています。

やっぱりシステムも「やってみる」ということですね…。
怖がらずにやってみる。

もうだめだ、ということもあるかもしれないけど、
やっぱり使っていくと便利になるところがわかる。

すると、「なんとか周知していこう」という
空気になっていきますね。

使い方のルールをつくる

―― 保護者のかたがたはシステム化に対してどうでしたか?

森河:戸惑いはあるだろうとは思っていたんです。
わからなさもあるだろうと。

なので、こちらでルールをつくっておいて、
運用上困らないように準備しました。

それでもなにかあった場合は、
繰り返しお伝えしていくことで、
慣れていただいています。

自分達としても、チェックの仕方や使い方を
一つずつ作っていっていました。

―― 直前まで予約は受けているのでしょうか?

森河:ルールとして「予約は前日の何時まで」と
決めてはいますが、アプリ上で予約はできるようにしています。

予約はできるけれど、お応えできんかもしれませんよ、としています。

―― 自由さを残しつつ、ルールは守ってくださいとしているんですね。

森河:そうですね。
ルールを守らないと不都合があるかもしれませんよ、
とお伝えしています。

でもやっぱりスマホ世代の保護者さん達だなと思います。
最初に説明すればサクサクっと
できてしまう気がします。

今後の課題は

もう一歩、連絡帳とか、もうちょっといろいろと
WEL-KIDSを活用していきたいと思います。

システムがいい内容になっていると思いますので。

あと、パソコンじゃないと
見れないところがあるじゃないですか。
1号館はパソコンがなくタブレットだけなので…

―― 2019年1月より、タブレットで予約した園児さんの記録が見られるようになりました。現場の先生向けの機能です。連絡帳はつかわれていますか?

森河:まだ活用できていないんだけど、
そちらで見えるんですか?

―― はい。連絡帳を書くことができるアプリがあり、そのアプリならタブレットで、お休みの申請を保護者の方からのメッセージまで見られるようになっています。

森河:それ見てみます!

―― 保育士さんは保護者の方がどういう症状かというのを書いてあるのを見たいのでは?というのがあったので。

森河:ありがとうございます。
やっぱりだんだんよくなりますね。

使い始めのころから WEL-KIDS さんには
いろいろと「良くしていってください!」って言ってました。

―― いろいろと声を聞かせていただくのが一番助かります。

森河:そうですよね。

現場がどう動いているか見たり、
声を聞いたりと、知ることが大切というのは
園舎をつくるときと一緒ですね。

器はホントに最初が大切で、
あとからではなかなか動かせません。

だけどICTシステムは、アップデートができる。
ほんとにいいですね。

<インタビュー担当より>

認可外、事業所内、企業主導型と
異なる3つタイプの園を運営されている中で
大切なのは ”やってみること ” という言葉が印象的でした。

保護者の方が使いやすく、現場も利用しやすくなるような
システムを使うためのルールづくりなど
実践されている知見から学びが多くありました。

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