現場だけではなく、園長先生としての目線から、
ICT化や「WEL-KIDS」についてのご感想をいただきました。
業務の見える化から、職員の無駄な残業を減らして
働きやすい環境をつくるのにお役立ていただいています。
ご利用園インタビュー集を大公開！ ICT導入の理由から活用まで！
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目次
Q：えがお保育園さんについて教えて下さい。
［島村先生］当園は、『子どもひとりひとりを大切にし、保護者の気持ちに寄り添い、職員は明るく、地域に開かれた施設を目指します』という保育理念のもと、子ども・保護者・職員・地域の方にとって安心できる保育園を目標に運営しています。
具体的には、子どもたちの主体性を伸ばし、様々な経験ができるように異年齢保育や選択制の保育、チーム保育を行っています。
Q：WEL-KIDSの導入のきっかけと、ICT化の目的について教えて下さい。
［島村先生］きっかけは5～6年ほど前、 必要な書類を紙で管理する中で出欠簿と事務日誌等、重複している内容が多く無駄に時間がかかっていると感じていました。
どうにか合理化できないかと考えていたところ、ちょうどWEL-KIDSを紹介されて見せてもらう機会があり、 それから利用しています。
目的としては、ICT化により職員の作業を効率化して保育に必要な時間を充て、無駄な残業のない職場にしたいと考えていました。
Q：便利な機能や、活用方法を教えてください。
［島村先生］最も便利な機能は、 職員同士でメッセージのやりとりができる掲示板機能ですね。情報共有がスムーズになり非常にありがたいです。シフトが変わった連絡や保護者から受けた相談、行事の書類提出のお願い等、あらゆる業務連絡・相談を管理することで、業務の見える化につながっています。
と言っても、 全てをシステムで管理するのではなく、 子どもの日々の細かい情報については、 今までどおりその場ですぐにメモをとれるノートで管理しています。 全体向けの連絡は掲示板、 担任が把握しておきたいことはノートといった形で、WEL-KIDSと紙の良いところを組み合わせて活用しています。
他にも、管理職としてはシフトの作成、出退勤の記録有給休暇や 時間外労働の管理と勤務計算もできるため、給与の計算が楽になり助かっています。その他の部分では、園児の標準時間・短時間に対応した延長保育の請求書作成や自治体への報告書類の作成等も可能なため、非常に便利です。
現場の職員にとっても、掲示板でのやりとり以外にも、投薬の有無や危機管理などを画面一つで見られるので把握がしやすかったり、保護者とお迎え時間についての些細なトラブルも減ったりと、作業負担の軽減につながっているようです。
Q：システムを導入して、どのような変化があったか教えて下さい。
［島村先生］まず、監査が楽になりました。さいたま市では利用実績が多いこともあり、監査の担当の方も「WEL-KIDSを使っているんですね」とヒヤリハットや事務日誌、職員の勤怠情報等をWEL-KIDSの画面で見ていただいていますが、指摘もありません。
監査の準備で困ったところはサポートセンターに相談させていただいたり、必要な機能がバージョンアップで使いやすくなったりと助かっています。担当の方によっては紙での提出を求められる場合もあるそうですが、当園では画面上だけでの監査を受けて3年になります。
また、当法人はさいたま市内で3園を運営しており、私がもう1園の勤務管理も担当していますが、IC丁化により離れていても園の実態を把握しやすくなりました。シフトや出退勤の情報から園の状況が見える化された結果、職員の無駄な残業を減らし、働きやすい形を考えるのに役立っています。
現場の職員も、最初はパソコンを利用することに不安を覚えていましたが、少しずつ利用するうちに便利だと感じるようになり、しばらくすると「絶対にWEL-KIDSがあった方がいいよね」と言っています。
また、ICT化がきっかけとなり、「無駄な重複を省いて効率化する」という考えが浸透し職員の考え方にも良い影響があったように感じます。
それまでは、効率化するという発想をあまり持ちにくかったようですが、最近は行事で無駄な部分の見直しや、重複した内容の会議をまとめる等、職員に効率化しようという意識が芽生えている感覚があり、それが一番の効果かもしれません。
Q：まだシステム化をしていない園さんに、 メッセージをお願いします。
［島村先生］「ICT化をするなら、補助金が出る今がチャンスです！！」
現場の職員も大変ですが、同じように管理職も大変だと思います。
今は忙しくて現場を見たり、保育士さんと話したりといったコミュニケーションの時間をとるのが難しいかと思いますが、ICT化でシステムに頼れるところは頼って効率化して、保育園のために充てる時間や自分のための時間を確保していただければ、と思います。
そして、管理職が率先して効率化して時間に余裕を持つことで、職員も意識して取り組むようになり、恒常的な残業も減ると考えています。 園長が帰らないと、職員も帰りにくいですからね（笑）。
最近は各地域でシステムの導入に補助金が出ているようなので、検討中の園さんには思い切ってシステム化する良いチャンスだと思います。当園は導入済みなので補助金はもらえませんが、それでも費用対効果は文句なし、法人にとってはなくてはならないおすすめのシステムです！
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