WEL-KIDS 導入事例インタビュー「株式会社グランドクロス」後編

前編に続いて、グランドクロスの長谷川様、井上様にお話しいただいたインタビュー後編をお届けします。
保育ICTシステムについての率直な評価や、監査でのエピソード、複数の園を運営する本部から見た「データ」等々について、お聞きしています。

システムの評価について

―― WEL-KIDSについての現時点での評価としてはいかがでしょうか?

井上:保育士さんは、必ずしもパソコンが得意ではなく、苦手な方も結構多いです。年配の方だけではなく、若い保育士さんもパソコンに触れる機会が少なかった世代には、スマホは使えるけどパソコンは…と敬遠されてしまいます。

ですが、WEL-KIDSに関しては、パソコンが苦手な方でも、「ポチっ」とするだけだったりすることもあり、うまく使ってくれています。

難しいところはお互いにフォローし合うことで、「操作がわからない」というような本部への質問は、ほぼありません。

やはりシステムがいいからだと思います。誰が見ても同じ解釈ができるようになっていることが重要で、そこをクリアしていると思います。その点で、すごく安心して使用しています。

―― ありがとうございます。写真販売のWEL-KIDS PHOTOも利用いただいていますが、そちらはいかがでしょうか?

井上:私は直接利用することがないのですが、園からはとても便利だし、保護者さんから好評いただいてると聞いております。

給与計算のタイトスケジュールをサポート

井上:私は給与計算の作業でWEL-KIDSを使っていますが、給与計算は締め日と支給日の関係で、カレンダーによってすごくタイトな作業スケジュールになります。さらに今は普段の仕事にプラスしてコロナ関連の作業が追加されています。そんな中で、とにかく明日明後日までに完了しなくてはならない、というような限られた日程で給与計算しなくてはならないことも多々あります。

そんな時に、サポートセンターに相談して出力するExcelファイルをカスタマイズすることができ、作業時間を短縮できたことはすごく大きかったです。サポートに相談ができること、聞けば丁寧にリモート操作で教えてもらえることも、すごく助かるなと思っています。

―― リモートで繋いで実際の画面を見ながらの説明がお役に立っているということですね。

井上:助かりますね。パソコンは難なく使えると思っていても、実際に操作しながら説明してもらうと、やはり映像で見ているのですんなり頭に入ってきます。電話で聞くだけではなく、リモートでの操作で目の前のパソコン上で見た目も変わっていく様子を見せていただけるというのは、すごくありがたいです。

監査でのエピソード

―― 長谷川様はWEL-KIDSについてどのような評価あるいはご感想をお持ちですか?

長谷川:私が関わる部分としては職員の勤怠で、行政の方に運営費の関係で毎月書類を提出しています。監査のときも、井上さんがWEL-KIDSを使って毎月これだけきちんとまとめているものを逆に「どうだ」と見せたいところもあるんです。

御社のWEL-KIDSという名前は、行政が認知をしているので、「勤怠管理はどうしていますか?」「出張や旅費の関係は?」と聞かれたとき、「WEL-KIDSです」と言うと、「わかりました。」となり、きちんと管理していることが伝わるようです。

いろいろな勤怠管理のシステムはあるとは思いますが、たぶん保育業界においては、感触が良いというか認知もされていて、安心して任せられるシステムなんだなと感じています。

―― ありがとうございます。お役に立てているようで良かったです。また、一定の評価をいただいていることをあらためて知ることができました。WEL-KIDSを理解していただけて嬉しいです。

採用と保育ICTシステム

―― 保育システムの導入について、求職者の方が確認する項目のひとつになっているという話も聞きますがいかがでしょうか?

長谷川:私の受けた感じだと、ICTの導入に関してはスタンダードになっていると思います。

―― もうICTシステムが当然になっているということですね。

長谷川:私自身はそう感じています。面談では、勤怠はどのように管理していますか?園児の登降園はどう管理していますか?アナログですか?という質問はあります。

―― やはり、そうなんですね。

長谷川:私達からは
「WEL-KIDSを導入しているので、保育士のあなたも園児さんもボタン一つですよ。」
と伝えています。また、
「パソコンが苦手でも構わない。あなたたちのやる仕事は、保育のお仕事だから、子ども達の対応だけ集中できるような環境を、ICTも導入して整備しています。」
という話を面談のときにしています。

決め手の一つとは言わないものの、やはり確認事項の中にICTが導入されているかどうかは入ってきていますね。

本部から見えている「データ」

井上:これだけ園数があると、本部から一人一人がどう働いているか、細かい部分は見えません。見えないけれど、システムにデータがあれば分かることがあります。

職員には、
「実はこの日は…と言われても、それがシステムに登録されていないのであれば本部としては分かりません。システムのデータが基準なので、気を付けてシステムに記録を残してください、どういう遅刻だったのかもキチンと入力してね。」
と伝えています。

長谷川:そのメッセージを毎月伝えるのを横で聞いています。継続して職員みんなに伝えていたから、本当に浸透してきたと感じています。

現在は、このWEL-KIDSが労務管理の核になっています。いいシステムを軸にしているから、そこから全部派生させることが出来ています。
「今度新しくこれをリスト化しないといけないんだけど、WEL-KIDSを使ってできるかな?」
といつも井上に相談しています。
そして、井上さんがWEL-KIDSのサポートに相談してくれています。

―― ご相談いただくことは、我々の気づきに繋がります。行政の書類についても情報提供いただけると、非常にありがたいです。ぜひぜひ、今後もご相談ください。

修正に関する作業量の変化

――次に、作業量の変化という点はいかがでしょうか?

井上:私が三年前に入社したときに、経理部長から説明されても、本当にさっぱりわからなくて。この仕事何をみたらいいんだろう?といった感じでした。さらに、働き方は一律ではなく、記録の仕方もバラバラ…という状況でした。それをまず直すところからはじまりました。

こう入力してくれたらすごく効率が上がるな、というのが分ってきてからは、園にもう毎月毎月、「こういう風に入力しましょう」「ここはこうしましょう」と、しつこくしつこく伝え続けました。

3年ほどになり、ようやく私が後で修正するのは全職員のうち2、3件にまで減りました。園の職員にもきちんと理解してもらい、私も言い続けた甲斐があった、というのが今の状況です。

こうしてデータはきれいになったのですが、給与計算のためにシステムから出力するExcel資料は、いらない行や列がありました。A4サイズ1枚で印刷できるように収めようとすると、ものすごく字が小さくなるので、今まではいらない部分を一つ一つ手作業で削除していました。

そのため全職員分印刷するための準備作業に掛かる時間がすごく長くなっていました。さらにそこから印刷したものを、いろんな申請書類とともに、一人単位にする、というのを半日~1日掛かりでやっていたんです。

相談から実現した作業の自動化

今は、サポートに相談して、あらかじめ必要な部分だけに整形されたファイルに出力されるように改善できたので、ここ二カ月は、やはり楽です。WEL-KIDSからデータを出力するとそれでほぼ完了になりました。

今まで一部の情報について手書きで対応していたところもありましたが、こちらもサポートに相談したら出力ファイルに欄を用意してくれて、今はファイルを出力した後にデータで入力して印刷する、というやり方に変えることが出来ています。

私が計算したものは、部長がチェックし、最終的には社長のところへこの書類は渡ります。そのため、1枚に必要な情報が収まっている状態としたかったので、手書きもして時間が掛かっていました。それが今では全員分を2時間もあれば準備できるようになりました。

―― 作業の効率化に繋がりなによりです。毎回データを入力いただいているところも、交通費などを除き自動でデータを転記できるように改善できると思いますので、またご相談ください。

井上:ありがとうございます。WEL-KIDSで、本当に短時間で出来るようになりました。

連絡手段としてのICT

井上:また、登園自粛があった期間の連絡手段としてもWEL-KIDSが活用できました。園だよりのように、一斉に皆さんへ同じ内容を送る場合は充分です。スマホ持っていないというご家庭はもうほとんどいらっしゃらないですし、保護者の方々も楽なのではと思います。いままでは電話やお手紙を郵送しなければいけなかったんですが、その作業が減りました。

長谷川:災害時の連絡手段として、「WEL-KIDSに載せておきますので見てください」とお伝えして使っていたこともあります。電話やメールが使えないときも、webは繋がるというところもあり便利でした。

―― おたより機能ではアンケートを取ることもできますので、年末年始の出欠予定や次年度の利用予定などを質問して集計するという使い方もできます。

長谷川:なるほど、そうなんですか。それはもっと使いたいですね。

―― ぜひご活用ください。本日はどうもありがとうございました。

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